如果在企業里為每個員工建立的郵箱賬號，而把郵箱作為一個信息集中營的話，那么在員工之間通過郵件往來就能夠實現信息溝通，將對員工的具體管理操作就能夠細化為對每個郵箱賬號的操作，從而實現對公司資料信息的掌控，對員工個人的設限等。U-Mail郵件系統的研發者們思路正是如此的。讓我們來看看是怎樣一個解決方案。
一、對員工個人賬號的操作
管理員可以登錄U-Mail郵件系統的超域管理后臺，你可以輸入郵箱名稱，查找到對應的用戶。點擊賬戶名即可進入“修改郵箱基本信息”頁面：可更改密碼，設定容量和網絡硬盤空間大小，還可以限制郵件的收發權限，包括它的發送頻率（為防止郵箱被不法分子盜用來群發垃圾郵件，此舉可未雨綢繆），還有郵箱是否可供共享？（還記得文件夾共享用來辦公的實例嗎？），另外可以強制要求用戶登錄時更改為破譯難度更高的強密碼級別。
在“修改用戶信息”一欄中，則是填寫郵箱使用者詳細的信息，這項設置有利于管理員將郵箱與使用者掛鉤，做到一人一賬號，對行政人事的工作也帶來便利。
二、部門管理
U-Mail郵件系統實現了分級管理操作，在原有的后臺管理序列（域、超域、系統管理后臺）基礎上新增一個部門管理后臺，當新員工入職或離職時，由該員工所屬部門主管登陸本部門管理后臺即可進行相關操作，實現對員工郵箱的管理與維護。
那么對于部門的管理也是非常方便的，登錄超域管理后臺，可以在后臺切換到不同域，之后修改部門信息，比如部門名稱，職屬，部門領導等填入資料，在“顯示順序”中按照部門的重要性來排定順序。對于有些部門，由于工作性質或崗位重要性關系，有時不需要運用到網絡硬盤和共享企業通訊錄，那么可以一次性設定，省得對該部門下屬的郵箱賬號再逐一操作。
三、審核機制進一步加強賬號管控
登錄U-Mail郵件系統的超域管理后臺，在對話框中單擊左邊的“郵件審核設置”，之后右邊是詳細具體的操作樣圖。
1.可以將需要審核的郵件地址一一列入到列表中，既能對單獨郵箱操作，也能對整個域操作一次性操作。
2.可以指定審核人，那么那些被審核的郵箱將發送到這個賬號。
3.可以標明只是“外發郵件”需要審核呢還是的都一起審核？
4.對附件是不是一樣無差別的進行審核？
5.當然，還可以更細致的設定關鍵詞、主題等條件，比方說今年是非常特殊的一年，那么公司可以將一些政治敏感性詞匯都列出來，設為關鍵詞，來篩選并審核郵件。
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