一款優(yōu)質(zhì)的郵件系統(tǒng)除了要求有較為穩(wěn)定的通郵能力、必達保障性能外，一般來說，還需要在公司辦公方面能提升效率，尤其是現(xiàn)代辦公，需要合理分配資源，極大地發(fā)揮團隊協(xié)作能力。比方說使團隊每個人都能根據(jù)工作性質(zhì)各取所需，得到應有的相關(guān)資料，此外，當團隊成員離職或不在崗時，不至于因為一個螺絲釘而延誤了整個工作進程。業(yè)界專業(yè)服務(wù)商很早就認識到郵件系統(tǒng)是部門辦公用來信息交流、資料傳遞的工具，因此在提升效率方面可謂下了一番功夫。下面我們來看U-Mail郵件系統(tǒng)幾個雖然較小但用處大的功能吧：
一、共享資源
“共享”是互聯(lián)網(wǎng)時代重要的生產(chǎn)力要素，比方說“滴滴打車”和“摩拜單車”之所以成功，就是因為遵循了“共享”這一理念。共享相當于是將閑置、分散資源集中起來，成功解決問題。實際上，在部門辦公時，郵件系統(tǒng)也可以給部門“共享”某些資源，如：
我們可以建立“客戶通訊錄”、“高管層”等群組，這些群組可以在部門內(nèi)分享，每個成員都可以給群組一次性發(fā)送郵件。
共享郵箱，所謂“共享郵箱”就是把一個郵箱共享給很多人使用，比方說公司業(yè)務(wù)部門需要一個統(tǒng)一對外通聯(lián)的郵箱，有的大型企業(yè)還有專門與媒體打交道的“媒體辦”需要統(tǒng)一郵箱對外發(fā)布資訊，那么我們就可以建立一個信箱帳號，然后把它共享給部門人，但是由于每個人的行政級別和所負責的內(nèi)容不一樣，那么我們再給予每個員工不同的權(quán)限，如下圖所示：
二、對離職員工的處理
歲末年終是離職高峰期，鐵打的營盤流水的兵，離職當然很正常了，只要做好正常的工作交接，接替人員能夠把公司的客戶等核心資料掌握在手中，就無妨。U-Mail郵件系統(tǒng)考慮到企業(yè)經(jīng)營中此類常見人員變動情況，作出了幾個針對性措施：
能夠定期刪除舊郵件：管理人員可以設(shè)置一個時間表，比如三個月或半年，在郵件系統(tǒng)域管理后臺，點擊界面左側(cè)的“設(shè)置”選項選擇“修剪”命令，然后根據(jù)郵件保存”超過“X天”，就可以被刪除；另外為了避免一些重要帳號、歷史資料被誤刪除，則可以設(shè)置為“永遠不刪除”。
對不存在的郵箱進行檢測，具體如下圖所示：
避免員工離職而對外郵箱不停的變動，可利用下面的辦法固定對外郵箱，這有幾個步驟：a. 將部門內(nèi)每位員工的郵箱帳號都添加到一個“郵件列表”中；b. 登錄郵件系統(tǒng)的系統(tǒng)管理后臺---設(shè)置---郵件頭翻譯，打開如下圖對話框：
在這個對話框里，我們把現(xiàn)有郵件列表中每位員工的“郵件頭文本”都置換為一個容易被識別、好記憶、統(tǒng)一的能體現(xiàn)企業(yè)形象的郵件頭文本。點擊“添加”按鈕，逐一置換，這樣當有人員離職時，他的郵件將能夠快速交于其它的員工處理、回復，而客戶卻感覺不到任何變動。
怎么樣？這些功能簡單實用，對于你的辦公卻是切實有效吧？U-Mail一直孜孜以求于帶給客戶佳的“用戶體驗”，新的一年，請繼續(xù)關(guān)注我們網(wǎng)站，看還會帶來哪些驚喜？
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