對(duì)于一家企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于各個(gè)部門(mén)的崗位設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)等有所區(qū)別，因此對(duì)于企業(yè)郵箱的要求都不同，所以即使是公司安裝郵件服務(wù)器統(tǒng)一管理，對(duì)于具體帳號(hào)，仍需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，下面我們就以業(yè)界著名郵件服務(wù)商U-Mail為例，說(shuō)說(shuō)幾個(gè)部門(mén)可能常見(jiàn)的情況。
一、業(yè)務(wù)部門(mén)文件傳遞頻繁，對(duì)企業(yè)郵箱要求“大容量、大附件傳輸”
公司的業(yè)務(wù)部門(mén)由于與客戶(hù)打交道多，因此在郵箱容量分配時(shí)，我們盡量給予其較多的空間分配；而用戶(hù)亦可用“網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)”來(lái)上傳“大附件”的鏈接，這樣不占郵箱空間，不影響網(wǎng)速；為保證“共享文件”及時(shí)得到處理，我們可設(shè)置它的“有效期”。登陸U-Mail郵件服務(wù)器超域管理后臺(tái)，選擇一個(gè)待修改郵箱賬戶(hù)，彈出“修改郵箱賬戶(hù)”界面如下圖所示：
而將“大附件”化為“小鏈接”，從而對(duì)郵件“瘦身”的示意圖如下：
這樣，對(duì)方只需要下載相關(guān)鏈接便可以。
此外，業(yè)務(wù)部門(mén)的同事還可以相互共享“客戶(hù)通訊錄”，并利用“郵箱/域別名設(shè)置”功能，在你外出或不在崗時(shí)，由你的同事代為處理郵件，不耽誤你公務(wù)。
二、企業(yè)文化宣傳中心、形象策劃部門(mén)：需要對(duì)外推廣企業(yè)品牌，塑造企業(yè)形象，對(duì)內(nèi)宣導(dǎo)政令、凝聚人心。
對(duì)于企業(yè)文化宣傳部門(mén)，在對(duì)外推廣品牌時(shí)往往不遺余力彰顯與企業(yè)有關(guān)的一切符號(hào)，郵箱作為重要交流工具，做好幾個(gè)細(xì)節(jié)可有效發(fā)揮作用：1.自定義前臺(tái)模板，根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)制作個(gè)性LOGO，設(shè)計(jì)想要的背景頁(yè)面。2. 設(shè)計(jì)好“域簽名”：可以將企業(yè)的價(jià)值觀念、服務(wù)準(zhǔn)則、對(duì)客戶(hù)的祝福語(yǔ)等附加在“域簽名”中，客戶(hù)接收到郵件同時(shí)也潛移默化接受公司文化熏陶。3. 通過(guò)“系統(tǒng)公告”告訴員工公司的重要通知、法令政策、資訊規(guī)則等。
三、財(cái)務(wù)部門(mén)：出于安全保密性要求，強(qiáng)制員工使用復(fù)雜度更高的密碼
財(cái)務(wù)工作重要性毋庸置疑，因此部門(mén)內(nèi)每位員工的郵箱帳號(hào)應(yīng)該使用復(fù)雜度高的密碼，增加破譯難度。登陸U-Mail郵件系統(tǒng)域\超域管理員后臺(tái)，點(diǎn)擊“郵箱用戶(hù)管理”菜單，在“篩選用戶(hù)”選項(xiàng)中選擇“弱密碼”，點(diǎn)“確定”即可篩選出密碼較弱的用戶(hù)，然后再點(diǎn)擊“序號(hào)”前的方框勾選，再選擇“提示所選用戶(hù)修改密碼”選項(xiàng)，即可強(qiáng)制其修改密碼：
此外，U-Mail郵件服務(wù)器由于采用了128位SSL加密技術(shù)，可以防止郵件發(fā)送過(guò)程中被阻截、篡改，保證郵件數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的安全。
四、管理層：保證其郵件優(yōu)先發(fā)送權(quán)，同時(shí)賦予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人“審核”權(quán)利，自動(dòng)過(guò)濾敏感關(guān)鍵詞
管理層是公司的中流砥柱，發(fā)揮著“大腦”的作用，我們?cè)卩]件發(fā)送上，保證他們的優(yōu)先權(quán)。同時(shí)，可以給相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人賦予“審核”的職責(zé)，由他們對(duì)本部門(mén)員工的郵件把關(guān)。此外，還可以通過(guò)“內(nèi)容過(guò)濾器”來(lái)監(jiān)控郵件是否含有敏感詞，郵件必須滿(mǎn)足條件后才能外發(fā)，具體操作是：登陸U-Mail郵件系統(tǒng)“系統(tǒng)管理后臺(tái)”，界面左側(cè)點(diǎn)擊“安全”，選擇“內(nèi)容過(guò)濾器”，出現(xiàn)對(duì)話(huà)框如下：
左邊建立規(guī)則名稱(chēng)，選擇條件，輸入被監(jiān)控的郵箱賬號(hào)，右邊選擇“復(fù)制郵件給……”再輸入目標(biāo)郵箱賬號(hào)。
U-Mail郵件系統(tǒng)功能豐富，各個(gè)部門(mén)可根據(jù)工作側(cè)重點(diǎn)和具體實(shí)際情況隨機(jī)應(yīng)變，有效地協(xié)助公司經(jīng)營(yíng)管理。更多U-Mail郵件系統(tǒng)軟件功能介紹請(qǐng)查看>>http://www.6677111.com/product/。
