對于一家企業來說，由于各個部門的崗位設置、職責權限、業務性質等有所區別，因此對于企業郵箱的要求都不同，所以即使是公司安裝郵件服務器統一管理，對于具體帳號，仍需要根據實際情況進行調整，下面我們就以業界著名郵件服務商U-Mail為例，說說幾個部門可能常見的情況。

一、業務部門文件傳遞頻繁，對企業郵箱要求“大容量、大附件傳輸”

公司的業務部門由于與客戶打交道多，因此在郵箱容量分配時，我們盡量給予其較多的空間分配；而用戶亦可用“網絡硬盤”來上傳“大附件”的鏈接，這樣不占郵箱空間，不影響網速；為保證“共享文件”及時得到處理，我們可設置它的“有效期”。登陸U-Mail郵件服務器超域管理后臺，選擇一個待修改郵箱賬戶，彈出“修改郵箱賬戶”界面如下圖所示：

而將“大附件”化為“小鏈接”，從而對郵件“瘦身”的示意圖如下：

這樣，對方只需要下載相關鏈接便可以。

此外，業務部門的同事還可以相互共享“客戶通訊錄”，并利用“郵箱/域別名設置”功能，在你外出或不在崗時，由你的同事代為處理郵件，不耽誤你公務。

二、企業文化宣傳中心、形象策劃部門：需要對外推廣企業品牌，塑造企業形象，對內宣導政令、凝聚人心。

對于企業文化宣傳部門，在對外推廣品牌時往往不遺余力彰顯與企業有關的一切符號，郵箱作為重要交流工具，做好幾個細節可有效發揮作用：1.自定義前臺模板，根據企業特點制作個性LOGO，設計想要的背景頁面。2. 設計好“域簽名”：可以將企業的價值觀念、服務準則、對客戶的祝福語等附加在“域簽名”中，客戶接收到郵件同時也潛移默化接受公司文化熏陶。3. 通過“系統公告”告訴員工公司的重要通知、法令政策、資訊規則等。

三、財務部門：出于安全保密性要求，強制員工使用復雜度更高的密碼

財務工作重要性毋庸置疑，因此部門內每位員工的郵箱帳號應該使用復雜度高的密碼，增加破譯難度。登陸U-Mail郵件系統域\超域管理員后臺，點擊“郵箱用戶管理”菜單，在“篩選用戶”選項中選擇“弱密碼”，點“確定”即可篩選出密碼較弱的用戶，然后再點擊“序號”前的方框勾選，再選擇“提示所選用戶修改密碼”選項，即可強制其修改密碼：

此外，U-Mail郵件服務器由于采用了128位SSL加密技術，可以防止郵件發送過程中被阻截、篡改，保證郵件數據在傳輸過程中的安全。

四、管理層：保證其郵件優先發送權，同時賦予相關領導人“審核”權利，自動過濾敏感關鍵詞

管理層是公司的中流砥柱，發揮著“大腦”的作用，我們在郵件發送上，保證他們的優先權。同時，可以給相關部門領導人賦予“審核”的職責，由他們對本部門員工的郵件把關。此外，還可以通過“內容過濾器”來監控郵件是否含有敏感詞，郵件必須滿足條件后才能外發，具體操作是：登陸U-Mail郵件系統“系統管理后臺”，界面左側點擊“安全”，選擇“內容過濾器”，出現對話框如下：

左邊建立規則名稱，選擇條件，輸入被監控的郵箱賬號，右邊選擇“復制郵件給……”再輸入目標郵箱賬號。

U-Mail郵件系統功能豐富，各個部門可根據工作側重點和具體實際情況隨機應變，有效地協助公司經營管理。更多U-Mail郵件系統軟件功能介紹請查看>>http://www.6677111.com/product/。