U-Mail郵件系統(tǒng)不僅可以用于基本的通信聯(lián)絡(luò)、資料儲(chǔ)存，而且還能參與到企業(yè)管理，梳理工作，起到化繁為簡(jiǎn)的功用。
在一家企業(yè)內(nèi)部，我們按照樹(shù)形組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)圖建立起相應(yīng)的域，并將員工個(gè)人郵箱賬號(hào)歸類到某個(gè)域，以對(duì)域的操作來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)某個(gè)部門員工賬號(hào)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管控。實(shí)際上，隨著現(xiàn)代企業(yè)改良組織架構(gòu)，因應(yīng)于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)形勢(shì)，工作方式也出現(xiàn)了不少的變化，比方說(shuō)通常企業(yè)會(huì)將不同部門的高管都抽調(diào)出來(lái)成為一個(gè)組，這個(gè)組將擁有較大容量的郵箱和較高級(jí)別的優(yōu)先通郵，再比如為了一個(gè)緊急項(xiàng)目，臨時(shí)將不同部門與此相關(guān)的員工都集中起來(lái)，這都是現(xiàn)代企業(yè)辦公常見(jiàn)的“套路”。所以小編這里接著給諸位演示一下怎樣對(duì)組進(jìn)行操作，來(lái)提升工作效率。
一、建立“組”
登錄公司郵件系統(tǒng)的超級(jí)管理后臺(tái)，打開(kāi)賬號(hào)列表，從中選定合適的郵箱賬號(hào)，然后建立起一個(gè)“組”，同時(shí)為這個(gè)組設(shè)置一個(gè)優(yōu)先等級(jí)。然后單擊左邊的“組權(quán)限管理”，彈出對(duì)話框如下圖所示：
說(shuō)明：
1.點(diǎn)擊“添加組”即可開(kāi)始建立一個(gè)新組；選中一個(gè)組，點(diǎn)擊“刪除”則將其刪掉，點(diǎn)擊“成員管理”即可展開(kāi)對(duì)具體組員的操作。
2.一個(gè)郵箱賬號(hào)只能加入一個(gè)特定組。
3.可以批量設(shè)置一個(gè)組下面郵箱的各種權(quán)限，當(dāng)某個(gè)用戶郵箱加入該組時(shí)，就自動(dòng)獲得該組的權(quán)限。
4.當(dāng)管理員在后臺(tái)設(shè)置一些關(guān)鍵詞參數(shù)，對(duì)滿足關(guān)鍵詞的郵箱賬戶執(zhí)行操作時(shí)，首先查找該郵箱賬號(hào)所屬組的設(shè)置參數(shù)，隨后才去讀取域名配置中的對(duì)應(yīng)設(shè)置參數(shù)。這個(gè)功能怎么理解？形象打個(gè)比方，你在公司中有兩個(gè)標(biāo)簽，其中之一是“年齡30歲以下”，一個(gè)是“身高180cm以上”，假設(shè)根據(jù)前者是你所屬組的參數(shù)，后者是你所在域的參數(shù)，現(xiàn)在有人要按照“年輕高大”的標(biāo)準(zhǔn)從你公司選人，那么優(yōu)先考慮查找的是“年輕30歲以下”這個(gè)參數(shù)。
二、設(shè)置組
一個(gè)組建立以后，之后可以對(duì)組進(jìn)行各種設(shè)置，
1.先輸入名稱和詳細(xì)描述，如“高管組”、“項(xiàng)目名稱”等；
2.對(duì)組下面郵箱賬號(hào)一次性設(shè)置其空間大小、硬盤大小、允許發(fā)送郵件大小和收發(fā)權(quán)限。
3.設(shè)置該組郵箱賬號(hào)是否遵守各種收發(fā)協(xié)議，以及是否允許客戶端進(jìn)行郵件收發(fā)？
4.對(duì)該組下面的郵箱賬號(hào)設(shè)置密碼規(guī)則：
a.要求其每隔多久即更改一次密碼設(shè)置；
b.強(qiáng)制要求其設(shè)置復(fù)雜程度更高的密碼，到底有多復(fù)雜？可以勾選各個(gè)選項(xiàng)；
c.當(dāng)用戶的密碼強(qiáng)度不夠時(shí)，對(duì)其外發(fā)限制，同時(shí)強(qiáng)制它更改；
5.設(shè)置該組的反垃圾/防病毒功能，如下圖所示：
6.設(shè)置該組賬號(hào)的發(fā)信頻率：管理員可以預(yù)估一下該組的通訊量，然后規(guī)定發(fā)送速率和每小時(shí)、每天的發(fā)送量，一旦系統(tǒng)檢測(cè)到在很短時(shí)間內(nèi)某個(gè)賬號(hào)大量、群發(fā)郵件，迅速判斷其可能出現(xiàn)賬號(hào)被盜情形。
7.規(guī)定每隔多少天自動(dòng)清洗掉過(guò)期郵件，如下圖所示：
三、對(duì)某個(gè)組群發(fā)郵件
在進(jìn)行郵件通訊時(shí)，我們可以一次性選擇對(duì)群組操作，把郵件群發(fā)給某個(gè)組。用戶登錄入自己的webmail郵箱界面，點(diǎn)擊“寫信”按鈕，在“收件人”框中擊右鍵，彈出來(lái)“選擇收件人”對(duì)話框，再在分列的群組中選擇一個(gè)，點(diǎn)擊“發(fā)郵件給該組”，即可實(shí)現(xiàn)一次性群發(fā)郵件給某組用戶。
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