現(xiàn)在很多企業(yè)自建郵件系統(tǒng),用它作為內(nèi)部信息樞紐中心,當(dāng)同事之間內(nèi)部通訊和與客戶(尤其是海外客戶)頻繁聯(lián)系傳遞資料通過專業(yè)郵箱進(jìn)行時,非常迅捷、便利,安全性也有保障。但是由于企業(yè)處在動態(tài)發(fā)展中,很多企業(yè)隨著業(yè)務(wù)不斷拓展,經(jīng)常會遇到下面類似的問題:
一、新組建的部門人員經(jīng)常發(fā)生變動,為了保證工作順利開展,需要淡化員工變動帶來的影響,也即“鐵打的營盤流水的兵”,即使“兵”走了,“營盤”還在,其他員工能順利接手。
二、為了提升公司服務(wù)水準(zhǔn),擦亮公司品牌形象,注冊了一個更好更易記憶的域名,需要將企業(yè)郵箱域名由A更換成B。
經(jīng)常上我們網(wǎng)站參觀的朋友都知道,我們常說,U-Mail郵件系統(tǒng)不僅是一個通聯(lián)工具,而且還可以很好的協(xié)助理順企業(yè)內(nèi)部關(guān)系提升工作效率,下面我們就以U-Mail為例,來說說它如何解決上述兩個問題的:
1、人員雖然變動,但不影響業(yè)務(wù)開展,如何進(jìn)行?
解決之道是將一個部門內(nèi)的郵箱統(tǒng)一,同時使用共同的一個郵箱對外。具體操作是:
a.先根據(jù)每個人姓名分配的郵箱;
b.添加一個郵件列表,如下圖所示:
c.將部門內(nèi)人的郵箱都添加到郵件列表中;
d.通過“郵件頭翻譯”功能,設(shè)置一個統(tǒng)一對外的郵箱地址,路徑是:“管理后臺---綜合功能設(shè)置---翻譯郵件頭設(shè)置”,如下圖所示:
這樣做的好處是,客戶感覺不到該部門內(nèi)哪個具體人員的變動,而客戶發(fā)給該部門人員的郵件,也能及時被其他人員看到進(jìn)行跟蹤處理,提升了工作效率;而且公司發(fā)出去的郵箱地址會固定不變,有利于維護公司形象,減少人員變動帶來的麻煩和影響。
2、更改域名并遷移郵件
當(dāng)兩個域名下的郵箱賬號都一樣,而且新舊域名均能正常解析時,我們可以將郵件完全整體遷移到新域名下。具體實施步驟是:
a.導(dǎo)出舊域名A下的賬號配置信息、個人通訊錄、郵件列表等;
b.登錄超域管理員賬號,在后臺添加新域名B;
c.導(dǎo)入賬號到新域名B后臺;
為了及時通知每個郵箱賬號他們的域名發(fā)生了變更,可以:
d.在舊域名A賬號設(shè)置“域名切換通知”自動回復(fù),通知每個發(fā)件人;
e.同時在新域名B中設(shè)置POP代收,或(舊域名設(shè)置自動轉(zhuǎn)發(fā)郵件)解決郵件接收問題;
f.導(dǎo)入其他歷史數(shù)據(jù)和通訊錄;
g.運行一段時間后,刪除舊域名賬號,停用舊域名解析。
這就是新舊域名切換的全過程,使用U-Mail郵件系統(tǒng),只要操作得當(dāng),并不影響用戶數(shù),也不需要每個賬號設(shè)置轉(zhuǎn)發(fā)和更換主域名。上述操作并且能保證在切換期間,舊域名會及時提醒用戶相關(guān)注意事項;切換完成后,新域名也能正常登錄收發(fā)郵件。
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