現(xiàn)代信息社會工作節(jié)奏越來越快，而人們也越來越依賴于借助各種辦公系統(tǒng)來協(xié)助提升效率。像郵件系統(tǒng)作為企業(yè)通聯(lián)重要工具承擔(dān)著內(nèi)外信息交流的角色，與此同時，不僅可以當(dāng)作“檔案館”，儲存歷史資料，而且可以作為“管家”，通過對郵箱賬號的操作，來實現(xiàn)對與郵箱賬號關(guān)聯(lián)的人員進(jìn)行管理，下面我們就拿國內(nèi)優(yōu)秀品牌U-Mail舉例，談?wù)勂渲袔讉€代表性的管理操作。

企業(yè)搭建郵件服務(wù)器后，U-Mail可以協(xié)助其建立樹狀分散組織架構(gòu)，當(dāng)某位員工入職后，管理員根據(jù)規(guī)則，以員工姓名拼音或入職工號等組合成郵箱賬號，將其歸入某個域和部門，分配郵箱空間大小，設(shè)置郵件優(yōu)先發(fā)送等級，允許其共享某些通訊錄等，同時還賦予這位員工一定的自主權(quán)限，如員工可用工具軟件、移動端、微信平臺收發(fā)處理郵件，也可以將自己的外部慣用郵箱如QQ、163、Hotmail等統(tǒng)一到公司郵箱賬號中，檢測動態(tài)。

對于管理人員來說，TA就像運(yùn)籌帷幄的將軍，也像坐鎮(zhèn)網(wǎng)中央的蜘蛛，一旦發(fā)現(xiàn)某些異常情況，能夠迅速處理：

一、公司需要對某些員工的郵件來往展開調(diào)查或者需要調(diào)取某封郵件

管理員可以根據(jù)內(nèi)容關(guān)鍵字、郵件地址、標(biāo)題、郵件賬號名等條件在全系統(tǒng)內(nèi)展開搜索，這個關(guān)鍵字由管理人員隨時設(shè)定和修改，而且可采取關(guān)鍵字組合形式更精確定位，U-Mail幾乎能即時準(zhǔn)確定位到該用戶或郵件。

二、公司發(fā)現(xiàn)某些郵箱賬號存在異常狀態(tài)

U-Mail管理人員了解到某位員工賬號收到大量退信，查看日志發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程隊列堵塞了大量郵件，同時隊列中出現(xiàn)大量收發(fā)件人均不是本地用戶的郵件，網(wǎng)速非常慢，收發(fā)郵件常出現(xiàn)延時情況，那么管理人員需要做兩件事：

1.快速排查員工郵箱賬號密碼有沒有設(shè)置得很簡單的？然后強(qiáng)制其更改成復(fù)雜程度高破譯難度大的密碼（大小寫，字母加數(shù)字加符號組合）；

2.管理員可設(shè)置系統(tǒng)發(fā)送頻率限制，一旦用戶異常發(fā)送，超過系統(tǒng)的頻率限制，可自動禁用賬戶外發(fā)功能，保證其他正常用戶不受影響。

三、公司對員工行為進(jìn)行管控

有時候會遇到很多情況需要對員工進(jìn)行管控的，比方說新入職尚未過試用期的員工，已經(jīng)確定離職的員工，重要崗位如技術(shù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)及管理職員工等，這個時候需要對員工使用郵箱的一些行為管控，如可以限制其在指定IP或IP段登錄；允許其一天內(nèi)只能三次錯誤輸入密碼，一旦超過三次，便強(qiáng)行鎖定IP，一天后才能登錄；限制其外發(fā)權(quán)限；限制其發(fā)送頻率…..比如管理員經(jīng)過統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)很多發(fā)送垃圾郵件的smtp連接具有：同一IP同時的SMTP連接數(shù)非常大，同一IP一段時間內(nèi)SMTP連接頻率非常高，那么這表明這個源發(fā)件人發(fā)送垃圾郵件的概率很大，那么可以設(shè)置參數(shù)控制這類型的SMTP連接，從而截斷發(fā)送垃圾郵件的源頭：

四、公司對郵箱賬號進(jìn)行管控

除了限制其空間大小，還可以指定其按照一定的規(guī)則存檔備份到某個賬號，可以查詢其可用、已用容量并用不同顏色標(biāo)注預(yù)警，可以規(guī)定其自動清理過期郵件，可以設(shè)置其網(wǎng)盤鏈接的有效期限，可以設(shè)置在其郵箱空間滿后是否再收郵件……

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