臨近年底了，很多企業都出現了離職的現象，畢竟中國人都講究過一個“和諧熱鬧歡樂祥和”的春節，一些人的想法是既然元旦和春節離得近不如早點回去度假好好籌劃明年。鐵打的營盤流水的兵，員工正常流動是公司常見之事，但是企業考慮的因素首先是保證企業不至于受影響出現困難，這些困難小則降低辦公效率，重則會流失客戶、帶走商業機密。鑒于企業在日常辦公中常用郵件系統來通訊交流和存儲資料，那么通過對郵件系統的操作在源頭實施管控、防患，就是應有之義。來，讓專業服務商U-Mail資深工程師劉先生教你系列操作。
首先，當重要員工提出離職后，先第一時間在內部通過“系統公告”的方式，把離職者的交接事項和替補人員廣而告之，這樣銜接就有序。（系統公告通常用于發布重要通知，或常規性的操作注意事項，比如關于公司規章制度變更、舉辦活動、更新軟件、會議通知等），設置后用戶登錄webmail首頁即可看到。
其次，如果離職人員的郵箱被設定了一些權限，如離職者曾作為管理者有“優先發送”的權限，有審核某些郵箱用戶外發郵件的權利，有在某些IP段登錄賬號的權利，有共享某些通訊錄的權限，這時候可以紛紛逐一取消或者將之轉嫁。
接著，輪到重中之重的工作交接，在U-Mail郵件系統中就簡化為將離職者的郵箱賬號所從事的工作所承擔的使命順利平穩過度給另一部分在崗者，當然，為了保險起見，我們也可以在一開始就給離職者所在部門統一設置一個對外交流的賬號（通常我們考慮到這個部門通訊頻繁、人員流動大的情況時），具體操作是：
1.給該部門每位員工一個郵箱賬號；
2.創建一個郵件列表；
3.每位員工賬號都添加到郵件列表中。
統一設置一個對外的郵箱賬號，之后再通過“郵件頭翻譯”功能進行置換為郵件列表的地址。具體操作是：登錄U-Mail郵件系統的系統管理后臺---設置---郵件頭翻譯，如下圖
此項功能的好處是：與離職者聯系的客戶幾乎感受不到TA工作崗位的變動；當有郵件發送到離職者的郵箱賬號時，其他人都能看到，也會第一時間處理，而對外統一發布的郵箱又有力的維護了公司的形象。
再次，作為郵件系統的管理者，你可以離職者賬號內的文件資料備份存檔到新的賬號，然后限定該賬號內的文件存儲超過N天便刪除，同時也限定該賬號超過N天未登錄即可徹底刪除。
后，公司可以用“域簽名”的方式將一些事項附加在某個域的每一個賬號外發的每封信的信尾，比如某廣告公司業務部的李經理離職了，可以在業務部每位員工的外發郵件后面附上一段話，告訴客戶：李經理已經離職，他所從事的一切與本公司無關，他的工作由誰誰誰接手等等。
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