職場人士都有個通病，尤其是在大城市大企業就職的人，要面對蕪雜的事務、諸多的員工和客戶，每日忙得焦頭爛額，有時難免顧此失彼，忙中出錯，當他們利用負責企業通聯工作的郵件系統處理公務時，發錯郵件、漏發重要人員、重復發送的現象常有發生，甚至發到哪里去了，對方有沒有收到，心中無底，也不知道該怎樣查找？由于此類問題較常見，小編認為，有必要請出業界專業品牌U-Mail郵件服務器軟件的馬工來提供點針對性措施。馬工在U-Mail工作歷年，親眼見證了一家企業從十幾年前初創到如今成長為參天大樹的過程，服務上萬客戶、為政商界、金融、學校等均設計過解決方案的經驗，讓馬工躊躇滿志胸有成竹。
一、及時歸檔備份
馬工認為，首先當然是要做好數據備份工作，進出的郵件均可以通過“歸檔備份”保存起來，以便隨時翻檢查驗。首先在“域管理后臺（admin）---郵箱管理---添加新用戶”中添加一個用于存儲備份郵件的郵箱，然后需要登錄U-Mail郵件系統的系統管理后臺——設置——“正在歸檔”，選擇相應命令。
二、為常用聯系人建組，用“群發”功能避免遺漏
對于一些經常聯系的客戶，按照相同屬性分類，歸為一組，設置一個組名；此外，對于公司內高管、部門同事、跨部門合作伙伴等均可以建立相應的組別，這樣做的有利之處是無需單獨逐一發送郵件，提高了效率，同時也避免漏掉某位重要目標對象。我們可以給一個組的人群發郵件。
三、查看日志追蹤郵件去向
每一封發出的郵件，我們可以先通過打開“發送日志”查看到已發送郵件的日志文件具體名稱，再打開路由日志查看到該郵件是否存放至用戶的根目錄下了？當用戶在webmail登陸郵件界面時，在“收件箱”中也可以找到郵件的身影。
不僅如此，反垃圾、防病毒郵件相關日志也能查到，遵循如下路徑：SMTP—(in)—AntiVirus(反病毒檢測)—AntiSpam（反垃圾檢測）—Content-Filter（內容過濾器檢測）—Routing（路由）即可。
四、注意集成諸多辦公平臺，關鍵時刻快速切換
你可以將平時常用的許多辦公軟件如OA、CRM等等諸多平臺都統一集中到郵箱登陸頁面。U-Mail郵件服務器的擴展性一流，接口眾多：你可以單點登陸，也可以在OA里添加好郵箱賬號……此外，你還可以將平時常用的其他郵箱如騰訊、網易、新浪等的賬號統一對接到U-Mail郵件系統中，通過設置多個POP郵件賬戶即可。這樣等于你擁有了一個強大的信息處理CPU。
五、可請求對方提供回執確認
重要業務交涉時，你把握不準，可以請求收件方收到信件時提供一個回執信息確認無誤。在在撰寫新郵件的頁面下方勾選“郵件回執”
除了上述方法，對于你因手忙腳亂發錯的郵件，你可以及時收回撤銷發送。U-Mail郵件系統技術人員還能響應需求，進行二次開發，與移動、聯通等服務商平臺搭配，提供短信服務，及時通知收件人處理郵件。
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