2014年初，初出茅廬的我，離開象牙塔便有幸被一家國有大型企業錄取，擔任一位高管的助理，這位高管系美籍華裔博士，我們都叫他doctor Li。李博士做事雷厲風行，非常敬業，在美國已養成了利用信息化工具辦公的習慣，因此，日常工作中，我除了與他電話、微信等經常保持聯系聽候指示后，也受委托管理他的企業郵箱。對于日理萬機商務倥傯的李博士來說，企業郵箱是重要的通訊聯絡工具，應用非常頻繁，還好我循著給公司搭建郵件系統的服務商U-Mail(www.6677111.com)的使用建議，學了不少知識和技巧，應用在我的助理工作中：

一、給李博士郵箱設置強密碼

我登錄公司的U-Mail郵件系統管理后臺，在“郵件列表”中找出李博士的帳號，然后檢驗它的密碼強弱度，強制將它改換成復雜程度更高的密碼，增加了破譯難度。

二、當郵箱達到一定容量時，適時提醒李博士

在公司內，每個人的郵箱帳號都能在U-Mail郵件系統的后臺管理頁面進行設定，因此我給李博士設置了相對大的容量。但是因為李博士商務繁忙，加上大數據時代各種格式的文件如視頻、動畫等常見，因此為避免造成收發困難，我通過系統管理后臺，設定當郵箱容量達到85%時，就發送警告郵件，如下圖所示：

三、及時刪除已過期的郵件

這個步驟緊跟上步而來，新陳代謝是自然界的永恒規律，同樣，為了騰出郵箱空間，需要對一些過期郵件作處理（當然，在刪除之前，郵件系統已對一些重要郵件作了歸檔備份安排），按照李博士的指示，他認為如果保存超過30天，就可以刪除了，這樣逐月清除。于是，我登陸U-Mail郵件系統的系統管理后臺，選擇“修剪”命令，如下圖打開對話框中：

“刪除郵件，如果用戶保存超過”中輸入“30”數字。

四、將一些重要的郵件安排優先投遞

在李博士往來的客戶和關聯人物中，其中一些大客戶、政府機關人員、銀行金融機構等重要帳號，是需要得到優先處理，所以我登陸U-Mail郵件系統的管理后臺，找到李博士的帳號，然后“啟用優先郵件檢查引擎”，并輸入重要帳號的報頭和值等信息。如下圖所示：

五、其他注意事項

對于商務人士來說，U-Mail郵件系統尚有許多功能有助于提升效率，作為辦公輔助手段，如：1.設置“自動回復”內容，回復文本可以根據實際任意書寫，如“您的郵件我已收到，將盡快處理，如在十個工作日內未回復您，請來電，如事情緊急刻不容緩，請聯系XXX”；2.設置“自動轉發”，如當李博士某段時間經手一個項目，需要將項目動態、進度、詳情及時匯報高層時，我為他設置了“自動轉發”功能，這樣客戶的往來郵件均會轉發到高層指定信箱。

2014年只剩下不到100天了，感覺自己畢業后這段時間的成長非常快，學到了不少東西。如何做好秘書行政工作，不光要靠多動腦，多用心，有一個好的辦公工具也非常重要。這就是我的心得！

如果你也想試試U-Mail郵件服務器，可以去http://www.6677111.com/downloads/下載試用一下。