2014年初，初出茅廬的我，離開象牙塔便有幸被一家國有大型企業(yè)錄取，擔(dān)任一位高管的助理，這位高管系美籍華裔博士，我們都叫他doctor Li。李博士做事雷厲風(fēng)行，非常敬業(yè)，在美國已養(yǎng)成了利用信息化工具辦公的習(xí)慣，因此，日常工作中，我除了與他電話、微信等經(jīng)常保持聯(lián)系聽候指示后，也受委托管理他的企業(yè)郵箱。對于日理萬機商務(wù)倥傯的李博士來說，企業(yè)郵箱是重要的通訊聯(lián)絡(luò)工具，應(yīng)用非常頻繁，還好我循著給公司搭建郵件系統(tǒng)的服務(wù)商U-Mail(www.6677111.com)的使用建議，學(xué)了不少知識和技巧，應(yīng)用在我的助理工作中：
一、給李博士郵箱設(shè)置強密碼
我登錄公司的U-Mail郵件系統(tǒng)管理后臺，在“郵件列表”中找出李博士的帳號，然后檢驗它的密碼強弱度，強制將它改換成復(fù)雜程度更高的密碼，增加了破譯難度。
二、當(dāng)郵箱達到一定容量時，適時提醒李博士
在公司內(nèi)，每個人的郵箱帳號都能在U-Mail郵件系統(tǒng)的后臺管理頁面進行設(shè)定，因此我給李博士設(shè)置了相對大的容量。但是因為李博士商務(wù)繁忙，加上大數(shù)據(jù)時代各種格式的文件如視頻、動畫等常見，因此為避免造成收發(fā)困難，我通過系統(tǒng)管理后臺，設(shè)定當(dāng)郵箱容量達到85%時，就發(fā)送警告郵件，如下圖所示：
三、及時刪除已過期的郵件
這個步驟緊跟上步而來，新陳代謝是自然界的永恒規(guī)律，同樣，為了騰出郵箱空間，需要對一些過期郵件作處理（當(dāng)然，在刪除之前，郵件系統(tǒng)已對一些重要郵件作了歸檔備份安排），按照李博士的指示，他認為如果保存超過30天，就可以刪除了，這樣逐月清除。于是，我登陸U-Mail郵件系統(tǒng)的系統(tǒng)管理后臺，選擇“修剪”命令，如下圖打開對話框中：
“刪除郵件，如果用戶保存超過”中輸入“30”數(shù)字。
四、將一些重要的郵件安排優(yōu)先投遞
在李博士往來的客戶和關(guān)聯(lián)人物中，其中一些大客戶、政府機關(guān)人員、銀行金融機構(gòu)等重要帳號，是需要得到優(yōu)先處理，所以我登陸U-Mail郵件系統(tǒng)的管理后臺，找到李博士的帳號，然后“啟用優(yōu)先郵件檢查引擎”，并輸入重要帳號的報頭和值等信息。如下圖所示：
五、其他注意事項
對于商務(wù)人士來說，U-Mail郵件系統(tǒng)尚有許多功能有助于提升效率，作為辦公輔助手段，如：1.設(shè)置“自動回復(fù)”內(nèi)容，回復(fù)文本可以根據(jù)實際任意書寫，如“您的郵件我已收到，將盡快處理，如在十個工作日內(nèi)未回復(fù)您，請來電，如事情緊急刻不容緩，請聯(lián)系XXX”；2.設(shè)置“自動轉(zhuǎn)發(fā)”，如當(dāng)李博士某段時間經(jīng)手一個項目，需要將項目動態(tài)、進度、詳情及時匯報高層時，我為他設(shè)置了“自動轉(zhuǎn)發(fā)”功能，這樣客戶的往來郵件均會轉(zhuǎn)發(fā)到高層指定信箱。
2014年只剩下不到100天了，感覺自己畢業(yè)后這段時間的成長非常快，學(xué)到了不少東西。如何做好秘書行政工作，不光要靠多動腦，多用心，有一個好的辦公工具也非常重要。這就是我的心得！
如果你也想試試U-Mail郵件服務(wù)器，可以去http://www.6677111.com/downloads/下載試用一下。
