人類的每一次科技革命都帶來生產(chǎn)力的飛速躍升，電子郵件便是如此，繼電報、電話、傳真之后，電子郵件成為交通夠劉快捷、方便、成本低廉的通訊工具之一。電子郵件相比電話來說，信息易保存，表達少歧義，尤其是一些法律性規(guī)范文件，通過郵件來往更具權(quán)威性和約束效力；相較于傳真等工具，電子郵件成本較低，傳輸更快；盡管微信、QQ、MSN等即時通訊工具風(fēng)生水起，但電子郵件仍有其不可替代的優(yōu)勢：傳輸信息量大，精準抵達對方私密專屬郵箱，方便對方閱讀和反饋等。U-Mail郵件系統(tǒng)近接洽的一位客戶——山東萬聲通訊實業(yè)有限公司便是痛感電子郵件的重要作用，而下決心來自建郵件服務(wù)器的。

公司是一家專注于呼叫中心外包應(yīng)用和管理運營領(lǐng)域的服務(wù)提供商，之前一直用一款比較低端的郵件系統(tǒng)產(chǎn)品，導(dǎo)致郵件收發(fā)不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)管理很不方便，嚴重影響辦公效率，隨著大數(shù)據(jù)時代來臨和突發(fā)事件增多，郵件系統(tǒng)應(yīng)當與時更新且由服務(wù)商提供強力售后保障，遺憾的是，公司每次都遭遇對方以種種理由要求付費。因此，當公司聽到U-Mail郵件系統(tǒng)“一年免費維護，終身免費升級，24小時排疑解難，定期巡檢”的服務(wù)承諾后，馬上拍板定了，在安裝完后，更是切實體驗到U-Mail郵件系統(tǒng)在辦公方面的高效提升作用：

一、改善管理水準使組織架構(gòu)清晰條理分明：

1.按照公司地域、部門建立樹形組織架構(gòu)圖，每位員工開放注冊，生成專屬郵箱。將“部門管理員”職權(quán)賦予部門老大的助理，由其協(xié)助管理。每當召集會議、安排任務(wù)、發(fā)布通知、傳送材料、匯報工作以及就公司產(chǎn)品進行內(nèi)部調(diào)查或者要求員工提供各類個人資料表單時，通過企業(yè)郵箱進行，既安全方便，又穩(wěn)定必達。

2.根據(jù)部門重要性，將董事局、總經(jīng)理室等機構(gòu)排在前列，且郵件優(yōu)先發(fā)送，這樣公司的組織就顯得層次分明。

3.對每位員工個體來說，他可以建立起“同事通訊錄”、“個人通訊錄”、“客戶通訊錄”等聯(lián)系人組，然后發(fā)郵件給整個聯(lián)系組，實現(xiàn)群發(fā)功能，如下圖：

發(fā)送到文件可大可小，文檔、圖片、音頻、視頻等不拘，文件量大時可通過網(wǎng)絡(luò)硬盤發(fā)送鏈接給對方，如下圖：

同時當某項業(yè)務(wù)涉及到不同部門之間時，可以通過“通訊錄共享”功能讓跨部門資源共享、通力合作成為可能，如下圖：

4.每逢節(jié)假日或公司重大紀念日，公司通過“系統(tǒng)公告”發(fā)送祝福、廣告活動，有時講一些勵志小故事、“心靈雞湯”、董事長語錄之類，既教育了員工，又凝聚了人心，成為“企業(yè)文化”重要組成部分，類例如下圖：

二、提升服務(wù)質(zhì)量使反應(yīng)更快捷，對外擦亮企業(yè)形象：

1.對于業(yè)務(wù)、客服等直接與客戶打交道的部門，建立審核和監(jiān)控制度，由部門負責(zé)人擔任“主審”，審核后方可外發(fā)。

2.在外發(fā)郵件時，同一部門員工的帳號通過“郵件頭翻譯”轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一帳號，處處彰顯公司形象，此舉對一些新成立的部門或員工流動頻繁的崗位非常有效。

3.善用U-Mail郵件系統(tǒng)的“域簽名”功能，將其作為展示公司文化、產(chǎn)品宣傳、服務(wù)理念的窗口。

三、整合對接各種辦公平臺，促進信息一體化建設(shè)：

1.公司將郵件與手機短消息、郵件和傳真、郵件與語音等緊密集成，融為一體，將U-Mail郵件系統(tǒng)建設(shè)成為UMS統(tǒng)一消息平臺。

2.公司將U-Mail郵件系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、考試晉升系統(tǒng)、財務(wù)的薪酬發(fā)放系統(tǒng)等無縫對接，使數(shù)據(jù)資源共享，真正實現(xiàn)了“信息流一體化”。

3.每位員工均能通過手機、平板電腦等移動端，用多種軟件接收郵件，實現(xiàn)了隨時隨地辦公處理緊急公務(wù)的目標。

僅僅安裝了一款高質(zhì)量郵件服務(wù)器，就帶來如此多的變化！讀者您也不妨點擊網(wǎng)址http://www.6677111.com/downloads/下載試用版U-Mail郵件系統(tǒng)軟件？