互聯網的發明是劃時代的大事,它全面滲透進各個行業,在每個行業都幾乎掀起天翻地覆般的變化。像“物聯網”概念的提出,就刷新了傳統物流倉儲行業的行為,許多企業開始重金投入建設一攬子適應網絡趨勢的辦公、商務、管理、服務系統,其中,郵件服務器作為主要通聯工具,地位不言而喻,近U-Mail為物流公司搭建郵件服務器的方案可供參考。
一、 需求
1.公司文件的傳遞,員工間稍微正式、稍具規模的交流均通過郵件進行,頻率高。相比之下,電話由于保存難且容易造成誤解,加上留給對方思考余地少,使用不多。尤其是公司對外發布的權威資訊和協議文件,用郵件更有時效性和法律意義保證。
2. 此前是租用企業郵箱,管理和維護都不方便
3.物流倉儲屬勞動密集型行業,薪酬低,員工流動性大,需有效管控資料。
4. 倉儲貴重物品常有,需根據關鍵詞對郵件過濾,防止郵件外泄引來盜竊。
5.公司在全國各地建有倉儲,區域廣,員工多,需建立多個群組,以快速傳達政令。
6.多年經營,沉積了大量文檔、資料,需有效歸檔、整理。
二、解決方案
1.企業租用郵件服務器,郵箱空間有限,數據管理不方便,功能不齊全,安全幾乎握在別人手中,而事實上費用也不菲。架設U-Mail郵件系統后,郵箱安裝可以由管理員來設定,完全能滿足需求。傳遞資訊快捷穩定高效,且全方位全防護:既有專業反病毒引擎Commtouch保證系統安全,又在郵件傳輸過程中采用多種加密技術確保無虞,同時U-MAIL提供定期巡檢制度隨時發現隱患。
2. U-Mail郵件系統軟件可對郵件進行審核,通過使用簽發審核工具可以可對郵件過濾設置各種條件,比如發件人、收件人、主題、內容等,由此可排除掉不需要進行審核的郵件進入審核人郵箱。

3.同時U-Mail郵件系統的監控功能非常強大,能實現對具體某個賬號甚至每封郵件進行監控,業內戲稱“便是一個字符都飛不出監控網”。通過設置“存檔”郵箱功能,不僅能集中備份監控用戶的收發郵件,亦可通過“內容過濾器”設置只監控自定義發件人或特定主題、關鍵字內容的郵件。即使收件人郵件被刪除,亦有跡可循,備份恢復。一旦出現泄密行為,即可迅速追蹤,鎖定泄密賬號。公司根據實際情況,將“珠寶”、“黃金”、“玉石”等設置為關鍵詞,郵件內容出現此類內容,立即列為敏感郵件處理。圖示如下:

4.在U-Mail郵件系統管理后臺建立樹形目錄結構,比照組織架構圖,按照區域、部門等來劃分,之后便可選中部門實現一次性群發給該群組人員。圖示如下:

5.U-Mail郵件系統的一鍵式備份還原功能,使大量數據在短時間內便得到妥善保存和轉移備份。圖示如下:

三、客戶反饋
架設U-Mail郵件服務器后,基本滿足了客戶的需求,更令其意想不到的是:U-Mail郵件系統軟件還具有強大的DIY功能。可自由設計登錄界面、LOGO圖標,更換前臺模塊文字說明。多視窗界面同時操控,不僅加深了員工對企業形象的認知,更有效避免軟件使用期間造成辦公效率延誤的現象,客戶歡呼:不僅是多了一個通聯工具,還請來一個管理專家,員工內訓的好老師。
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