B集團是一家玩具加工制造商，屬于典型的人力密集型企業，員工流動頻繁，每一年9月，公司都要招聘大量人手，為圣誕節和春節需求做準備。幾年前，公司下發文件、傳達政令、記錄會議通知以及人事行政安排都需要打印紙張，之后，公司行政人員拿著“紅頭文件”奔上跑下，一級級傳遞，敲開每間辦公室的門，宣導到責任崗位。自打2008年金融危機后，公司業務開拓緩慢，從董事長到各級主管都提倡“無紙化辦公”，厲行節約，終于決定架設郵件服務器了。公司行政總監通過考察，選中了U-Mail郵件系統，事實證明，總監的決定十分正確，U-Mail郵件系統軟件通過一系列操作，做到了快速整合數據、有效凝聚團隊。
1.開通員工申請郵箱權限，并批量添加用戶
“無紙化辦公”其核心是用郵箱來替代紙，用郵件傳遞來取代員工跑腿，效率高，又節約成本。因此，總監首先登陸U-Mail郵件系統軟件“域管理后臺（admin）”，在“域信息管理統計”下，設置“自由申請郵箱”和選中“審核開通”，這樣方便每位招聘進來的儲備干部都可以申請到企業郵箱,同時也防止別人惡意申請。多年來的經營發展，B集團員工數量龐大，如果純手工一一輸入干部數據，顯然工作量巨大。好在U-Mail郵件系統有“批量添加用戶”功能：行政人員此前就用EXCEL表格整理了員工的部分數據，在發放薪水日作登記用。如今只需要將這表格稍微編輯一番，然后在郵件服務器域管理后臺點擊“批量添加用戶”，就可以一次性轉移大量數據，如下圖：
公司生產部門員工流動率很大，為了便于管理，行政人員在域管理后臺同時建立“生產部門”，這樣一旦員工大量離職，便可以采取“批量刪除用戶”的操作一次性清除掉他們企業郵箱。
2．建立“企業通訊錄”，簡化管理，理順結構，利于政令傳達
在U-Mail郵件系統軟件的域管理后臺，點擊“機構管理”菜單，逐一建立起從董事局到各部門、各地區分點的樹形組織架構；這樣，每位員工的級別、權限、上司和下屬包括各自郵箱都清清楚楚，行政人員可以很方便的傳達政令、下發文件、召集會議等，相比于以前一個個辦公室的去跑腿通知，現在只需要選擇一個群組單位發送郵件，就能使政令迅速傳遍全部門；當某個部門需要請求協調合作，發文件給另一個部門時，只需要將網盤中的鏈接地址發過去，便能達成目的，此舉既省卻了頻繁的下載文件占用互聯網資源，又大大地提高了辦公效率。
3．資料歸檔備份，是歷史的積累，也方便檢索和管理
B集團多年來的開疆拓土，客戶、朋友遍天下，也累積下來許多資料。逢年過節時，公司需要與老客戶、新朋友聯系感情；有時員工互相用郵件交流時，會造成誤會或遺漏，需要檢索郵件來對照；有時新來的員工要快速融入團隊時，往往通過學習以往的工作郵件就可以迅速熟悉企業文化和規章制度……諸如此類都需要對內外收發郵件進行一個歸檔整理，因為公司許多規章制度、會議通知等等都是通過郵件系統進行傳遞、發布的。如下圖：在U-Mail郵件服務器軟件的“域管理后臺”中，點擊“郵箱管理”——“添加新用戶”，添加一個用于存儲備份郵件的郵箱；之后，再點擊界面左側的“設置”選項選擇“正在歸檔”后，就可將 U-Mail 帳號內送和外發的郵件提供存檔副本（備份）。
事實證明，U-Mail郵件系統軟件（www.6677111.com）豐富的功能、迅速又暢通的郵件收發和多樣化的設置對B集團這類大型企業的內部數據整合、管理精兵簡政起到了不可估量的作用，所以U-Mail才會贏得中國電信、廣發證券、農業銀行、中海油等諸多大型央企、政府機構、科研院所的青睞啊。
