某公司內(nèi)部員工流動頻繁,且一單業(yè)務(wù)同時有多個跟單人員通過郵箱服務(wù)器給客戶發(fā)送郵件,地址常變,郵件系統(tǒng)管理雜亂無序,不僅客戶意見大,接單人也不知道是誰在跟單和處理到哪一步了?
U-Mail郵件系統(tǒng)技術(shù)人員梳理其現(xiàn)狀如下:
1.員工流動大,客戶聯(lián)系困難;
2.對外郵箱經(jīng)常變化;
3.接單人不知道業(yè)務(wù)由誰處理,進(jìn)行到哪一步?
4.偶有新進(jìn)人員忘記及時處理。
根據(jù)現(xiàn)狀,技術(shù)部門設(shè)計了郵件服務(wù)器解決方案,很好的滿足了該用戶需求,既改善公司形象,又有序管理業(yè)務(wù)跟單,極大提升了跟單人員工作效率,且保證即使員工離職,郵箱變更,郵件系統(tǒng)仍運(yùn)轉(zhuǎn)不誤,可謂一舉多得。
方案遵循如下思路:
1.統(tǒng)一業(yè)務(wù)人員的郵箱;
2.統(tǒng)一對外聯(lián)系的郵箱。
設(shè)計步驟如下:
a.先由郵件服務(wù)器分配每位跟單人員一個郵箱;
b.添加一個郵件列表;
c.將各跟單人員都添加至該郵件列表中;
d.設(shè)置郵件頭翻譯功能。
當(dāng)業(yè)務(wù)人員接獲相關(guān)單據(jù)時,便發(fā)送至"郵件列表",由跟單人員處理完畢后交由郵件服務(wù)器軟件統(tǒng)一發(fā)出,全過程類似于業(yè)務(wù)經(jīng)理發(fā)出郵件,跟單人員回復(fù)郵件后先到達(dá)業(yè)務(wù)經(jīng)理處,再朝外發(fā)布。外發(fā)的郵箱地址固定,不會變動,一旦客戶回復(fù)郵件,在"郵件列表"中,每位跟單人員都能看到,從而及時處理,防止遺漏,提高效率。
下面配圖說明U-Mail郵件系統(tǒng)(www.6677111.com)具體的操作過程:
A.添加各業(yè)務(wù)跟單的用戶郵箱:
路徑:登陸U-Mail郵件服務(wù)器軟件超域管理后臺--郵箱管理--郵箱用戶管理
B.添加郵件列表,并將上一步輸入的用戶郵箱地址添加至郵件列表中
路徑:U-Mail郵件服務(wù)器超域管理后臺--郵件列表管理--添加郵件列表,點(diǎn)擊"提交"便可,之后也可點(diǎn)擊"維護(hù)"進(jìn)行更新、調(diào)換;



C.設(shè)置郵件頭翻譯:翻譯為郵件列表的地址,也即外發(fā)統(tǒng)一的郵箱地址。
路徑為:系統(tǒng)管理后臺--設(shè)置--郵件頭翻譯,根據(jù)郵件系統(tǒng)軟件提示進(jìn)行設(shè)置:
設(shè)置完后點(diǎn)擊"保存"按鈕退出,以上為一個用戶添加的全過程,重復(fù)進(jìn)行或點(diǎn)擊"批量添加"可一次性添加多個用戶。
當(dāng)有員工離職時,可將他的郵箱添加進(jìn)"郵件列表"中,通過"郵件頭翻譯"功能轉(zhuǎn)換,將與之前發(fā)送的郵件一樣,客戶感覺不到有任何變動,經(jīng)過U-Mail郵件服務(wù)器的這一設(shè)置,是不是有效解決了老板們的心腹大患呢?
下載U-Mail郵件系統(tǒng)軟件版本:http://www.6677111.com/downloads/