某公司內部員工流動頻繁，且一單業務同時有多個跟單人員通過郵箱服務器給客戶發送郵件，地址常變，郵件系統管理雜亂無序，不僅客戶意見大，接單人也不知道是誰在跟單和處理到哪一步了？

U-Mail郵件系統技術人員梳理其現狀如下：

1.員工流動大，客戶聯系困難；

2.對外郵箱經常變化；

3.接單人不知道業務由誰處理，進行到哪一步？

4.偶有新進人員忘記及時處理。

根據現狀，技術部門設計了郵件服務器解決方案，很好的滿足了該用戶需求，既改善公司形象，又有序管理業務跟單，極大提升了跟單人員工作效率，且保證即使員工離職，郵箱變更，郵件系統仍運轉不誤，可謂一舉多得。

方案遵循如下思路：

1.統一業務人員的郵箱；

2.統一對外聯系的郵箱。

設計步驟如下：

a.先由郵件服務器分配每位跟單人員一個郵箱；

b.添加一個郵件列表；

c.將各跟單人員都添加至該郵件列表中；

d.設置郵件頭翻譯功能。

當業務人員接獲相關單據時，便發送至"郵件列表"，由跟單人員處理完畢后交由郵件服務器軟件統一發出，全過程類似于業務經理發出郵件，跟單人員回復郵件后先到達業務經理處，再朝外發布。外發的郵箱地址固定，不會變動，一旦客戶回復郵件，在"郵件列表"中，每位跟單人員都能看到，從而及時處理，防止遺漏，提高效率。

下面配圖說明U-Mail郵件系統（www.6677111.com）具體的操作過程：

A.添加各業務跟單的用戶郵箱：

路徑：登陸U-Mail郵件服務器軟件超域管理后臺--郵箱管理--郵箱用戶管理

B.添加郵件列表，并將上一步輸入的用戶郵箱地址添加至郵件列表中

路徑：U-Mail郵件服務器超域管理后臺--郵件列表管理--添加郵件列表，點擊"提交"便可，之后也可點擊"維護"進行更新、調換；

C.設置郵件頭翻譯：翻譯為郵件列表的地址，也即外發統一的郵箱地址。
路徑為：系統管理后臺--設置--郵件頭翻譯，根據郵件系統軟件提示進行設置：

設置完后點擊"保存"按鈕退出，以上為一個用戶添加的全過程，重復進行或點擊"批量添加"可一次性添加多個用戶。

當有員工離職時，可將他的郵箱添加進"郵件列表"中，通過"郵件頭翻譯"功能轉換，將與之前發送的郵件一樣，客戶感覺不到有任何變動，經過U-Mail郵件服務器的這一設置，是不是有效解決了老板們的心腹大患呢？

下載U-Mail郵件系統軟件版本：http://www.6677111.com/downloads/