眾所周知，國家政府職能正在從管理向服務轉型，而為了更好的進行服務，電子郵件系統(tǒng)作為稅務、工商、社保、海關、司法等政府部門創(chuàng)建新政務模式、強化與社會交流互動的基礎地位也越加牢固。就拿稅務機關來說，稅務工作者在日常工作中，時常要用電子郵件向上級領導匯報工作，與同事進行工作溝通以及向廣大納稅人傳遞各類信息等，但是基于稅務工作性質(zhì)的特殊性，稅務人員在工作中對于電子郵件系統(tǒng)提出了以下操作需求：
（1）希望通過電子郵件系統(tǒng)的應用，能減少稅務工作流程和操作次數(shù)，確保信息及時、完整的傳到納稅人手中，減少其二次咨詢、上門辦理的次數(shù)，降低稅務大廳的服務壓力。
（2）實現(xiàn)納稅人分組管理，以便在稅務輔導課件下發(fā)、納稅人引導、開展貼心服務等分級稅務輔導上帶來便利。
（3）郵件信息能及時傳遞，像一些稅務報表、納稅知識、催稅信件等信息的及時送達，避免信息不通給雙方帶來困擾。
（4）海外郵件收發(fā)便利。對于部分財務在境外處理的外資企業(yè)，由于時間和地域差異，可利用電子郵件來彌補電話或是現(xiàn)場辦理存在的局限性，幫助實現(xiàn)全天候稅務服務。
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通過以上需求可以看出，電子郵件系統(tǒng)是為稅務機關提供一個低成本的便捷服務渠道，增強其服務能力，減少其工作環(huán)節(jié)，極大的豐富了稅務服務方式；而對納稅人而言，稅務機關利用電子郵件系統(tǒng)簡化服務流程、及時傳遞信息，大大減少了其上門咨詢、辦理的工作環(huán)節(jié)，為雙方都節(jié)約了不少時間。然而，據(jù)華南郵件服務商之一U-Mail郵件系統(tǒng)（www.6677111.com）表示，電子郵件系統(tǒng)是否能對稅務機關辦公作業(yè)，產(chǎn)生高效積極的助推作用，還必須處理好以下一些問題。
1、能否保證郵件全球暢郵？
稅務工作人員需要發(fā)送的郵件可謂種類繁多，比如一些稅務報表、催稅漏稅提醒以及納稅人咨詢回復等，而這些郵件若未及時準確的送達到對方郵箱，將給雙方帶來后果嚴重，所以郵件的精準送達，是稅務機關電子郵件系統(tǒng)首先要具備的條件。U-Mail郵件系統(tǒng)在這方面就以獨一無二的全球收發(fā)保證技術，不管是國內(nèi)偏遠地區(qū)，還是海外各國，郵件傳遞通暢無阻優(yōu)勢，很好的滿足了稅務部門的郵件收發(fā)需求，成為眾多政務機關看好品牌。
2、能否實現(xiàn)納稅人分組管理？
稅種多樣，納稅人也各不同，有的時候一個納稅人要繳納多個稅種也是很常見，若沒有仔細的分類，在發(fā)送郵件時，想要在眾多的郵箱地址中精確查找某個納稅人郵箱地址，是需要一定時間的，將大大影響工作效率，而郵件服務器軟件若能實現(xiàn)納稅人分組管理，將大大方便稅務工作人員進行各項服務操作。客戶有此需求，作為秉承“用戶第一”原則的U-Mail郵件系統(tǒng)，自然對此進行過研究，在通訊錄設置上，以樹狀結構顯示，一目了然，且U-Mail還可以實現(xiàn)自定義群組發(fā)送，建立郵件列表，自由添加納稅人信息，在發(fā)送時只要點擊該列表即可對列表內(nèi)的成員進行郵件發(fā)送，減少稅務工作者郵件發(fā)送的繁瑣操作。
3、能否實現(xiàn)與辦公系統(tǒng)的輕松對接？
稅務工作者為了更好的進行工作，安裝使用各類辦公系統(tǒng)軟件是必然，而電子郵件系統(tǒng)與這些辦公系統(tǒng)的高效整合應用也是郵件服務商的一大考驗。據(jù)了解，一些大郵件服務器品牌對于此類技術的實現(xiàn)更具可能性，像U-Mail就擁有一支技術實力雄厚研發(fā)團隊，設計出多種接口與各大辦公系統(tǒng)進行完美對接，極大的為稅務工作帶來便利。
4、能否實現(xiàn)郵件自動提交審批？
很多時候，一些重要的稅務信息，需經(jīng)上級領導批準方可對外發(fā)送，通常情況工作人員都是直接拿到領導辦公室進行審批、簽字、再發(fā)送。而對于一些電子文檔，很多時候就需先打印出來，再行審批，這樣不僅費時，對辦公資源也是一種浪費。但使用U-Mail郵件系統(tǒng)的企業(yè)客戶則不再有此困擾，因為領導只要進行關鍵字的設置，相關內(nèi)容的郵件則會自動進入到其審核郵箱內(nèi)，審批通過后，被審核郵件方能實現(xiàn)外傳，如此智能的審批流程，對稅務工作的順利開展有很大促進作用。
后，U-Mail還表示“稅務機關要注意的電子郵件系統(tǒng)問題還有很多，像如何實現(xiàn)郵件備份存儲管理、能否接收傳真郵件、能否支持大附件郵件發(fā)送等等，若這些問題能得到很好的解決，將大大有利于稅務機關稅務工作一體化流程服務的實現(xiàn)，為眾多納稅人提供更好的便民服務。”
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