眾所周知，國家政府職能正在從管理向服務轉型，而為了更好的進行服務，電子郵件系統作為稅務、工商、社保、海關、司法等政府部門創建新政務模式、強化與社會交流互動的基礎地位也越加牢固。就拿稅務機關來說，稅務工作者在日常工作中，時常要用電子郵件向上級領導匯報工作，與同事進行工作溝通以及向廣大納稅人傳遞各類信息等，但是基于稅務工作性質的特殊性，稅務人員在工作中對于電子郵件系統提出了以下操作需求：

（1）希望通過電子郵件系統的應用，能減少稅務工作流程和操作次數，確保信息及時、完整的傳到納稅人手中，減少其二次咨詢、上門辦理的次數，降低稅務大廳的服務壓力。

（2）實現納稅人分組管理，以便在稅務輔導課件下發、納稅人引導、開展貼心服務等分級稅務輔導上帶來便利。

（3）郵件信息能及時傳遞，像一些稅務報表、納稅知識、催稅信件等信息的及時送達，避免信息不通給雙方帶來困擾。

（4）海外郵件收發便利。對于部分財務在境外處理的外資企業，由于時間和地域差異，可利用電子郵件來彌補電話或是現場辦理存在的局限性，幫助實現全天候稅務服務。
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通過以上需求可以看出，電子郵件系統是為稅務機關提供一個低成本的便捷服務渠道，增強其服務能力，減少其工作環節，極大的豐富了稅務服務方式；而對納稅人而言，稅務機關利用電子郵件系統簡化服務流程、及時傳遞信息，大大減少了其上門咨詢、辦理的工作環節，為雙方都節約了不少時間。然而，據華南郵件服務商之一U-Mail郵件系統（www.6677111.com）表示，電子郵件系統是否能對稅務機關辦公作業，產生高效積極的助推作用，還必須處理好以下一些問題。

1、能否保證郵件全球暢郵？

稅務工作人員需要發送的郵件可謂種類繁多，比如一些稅務報表、催稅漏稅提醒以及納稅人咨詢回復等，而這些郵件若未及時準確的送達到對方郵箱，將給雙方帶來后果嚴重，所以郵件的精準送達，是稅務機關電子郵件系統首先要具備的條件。U-Mail郵件系統在這方面就以獨一無二的全球收發保證技術，不管是國內偏遠地區，還是海外各國，郵件傳遞通暢無阻優勢，很好的滿足了稅務部門的郵件收發需求，成為眾多政務機關看好品牌。

2、能否實現納稅人分組管理？

稅種多樣，納稅人也各不同，有的時候一個納稅人要繳納多個稅種也是很常見，若沒有仔細的分類，在發送郵件時，想要在眾多的郵箱地址中精確查找某個納稅人郵箱地址，是需要一定時間的，將大大影響工作效率，而郵件服務器軟件若能實現納稅人分組管理，將大大方便稅務工作人員進行各項服務操作。客戶有此需求，作為秉承“用戶第一”原則的U-Mail郵件系統，自然對此進行過研究，在通訊錄設置上，以樹狀結構顯示，一目了然，且U-Mail還可以實現自定義群組發送，建立郵件列表，自由添加納稅人信息，在發送時只要點擊該列表即可對列表內的成員進行郵件發送，減少稅務工作者郵件發送的繁瑣操作。

3、能否實現與辦公系統的輕松對接？

稅務工作者為了更好的進行工作，安裝使用各類辦公系統軟件是必然，而電子郵件系統與這些辦公系統的高效整合應用也是郵件服務商的一大考驗。據了解，一些大郵件服務器品牌對于此類技術的實現更具可能性，像U-Mail就擁有一支技術實力雄厚研發團隊，設計出多種接口與各大辦公系統進行完美對接，極大的為稅務工作帶來便利。

4、能否實現郵件自動提交審批？

很多時候，一些重要的稅務信息，需經上級領導批準方可對外發送，通常情況工作人員都是直接拿到領導辦公室進行審批、簽字、再發送。而對于一些電子文檔，很多時候就需先打印出來，再行審批，這樣不僅費時，對辦公資源也是一種浪費。但使用U-Mail郵件系統的企業客戶則不再有此困擾，因為領導只要進行關鍵字的設置，相關內容的郵件則會自動進入到其審核郵箱內，審批通過后，被審核郵件方能實現外傳，如此智能的審批流程，對稅務工作的順利開展有很大促進作用。

后，U-Mail還表示“稅務機關要注意的電子郵件系統問題還有很多，像如何實現郵件備份存儲管理、能否接收傳真郵件、能否支持大附件郵件發送等等，若這些問題能得到很好的解決，將大大有利于稅務機關稅務工作一體化流程服務的實現，為眾多納稅人提供更好的便民服務。”

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