去年10月份，劉先生入職一家咨詢顧問公司，主要負責公司郵件系統的管理。劉先生積極上進、踏實肯干，當他認識到郵件系統在公司日常業務往來、經營管理中扮演重要角色時，平時便注意經常到該服務商U-Mail郵件系統的網站（www.6677111.com）學習相關技巧，以充分開發它的潛力，更好的為公司服務。近他因為改善了一些細節，獲得高層贊許，破格提拔為部門副經理。
原來事情是這樣的：雖然一般來說，我們都會給公司每個職員分配一個郵箱帳號，職員之間可以籍此傳輸文件、互通有無，但是，在實際工作中，我們通常會遇到此類問題：
1.公司部門眾多，由此我們在U-Mail郵件系統“域管理”后臺建立相對應的機構，終形成一個樹形目錄結構，但像“總裁辦”、“董事局”之類機構，是全公司的靈魂和樞紐，需要凸顯在其他機構之上。
2.對于公司一些重要高管，如董事長、總經理、CFO等等，他們的郵件往來，需要得到優先處理。
3.公司一些重要文件，如客戶通知、新聞資訊、調價信息、合同協議等，可能由管理層某位高管執筆撰寫，但為了突出權威性，使其具有強約束力甚至法律意義，我們需要統一用公司官方郵箱帳號的形式發給外部媒介或客戶。
這幾個要求可以說是每位擔任高管助理的人經常遇到的棘手問題，如何實現呢？且看劉先生的法子：
1.登陸U-Mail郵件系統“域管理”后臺點擊“機構管理”選項中的“顯示機構列表”，從中可以看到當前域下的部門列表：
再點擊“修改部門”就可打開“修改部門信息”界面，如下圖：
找到“總裁辦”或“董事局”（按照公司組織架構來排序），在“顯示順序”中設置為1，其他機構的重要性可依此類推。
2.假設有一位高管，郵箱帳號為gaoguan1@domail.com，那么我們可以將其設置為“優先郵件”，步驟為：登錄U-Mail郵件系統“系統管理后臺”，點擊界面左側“設置”中“優先郵件”選項，彈出來對話框如下：
勾選“啟用優先郵件檢查引擎”，在“報頭”欄內輸入“收件人”或“發件人”，“值”一欄內輸入高管帳號如gaoguan1@domail.com，那么該高管的郵件往來就會得到優先處理。
3.對于不同的郵箱帳號，我們可以用“郵件頭翻譯”功能將其轉換為同一個帳號進行外發。比如在公司內有幾位高管帳號分為：gaoguan1@domail.com,gaoguan2@domail.com,gaoguan3@domail.com.......，為體現權威性，彰顯公司形象，將其統一為公司官方郵箱帳號:gongsi@domail.com，具體操作步驟為：登錄U-Mail郵件系統“系統管理后臺”，點擊界面左側“設置”中“郵件頭翻譯”，彈出對話框為：
如上圖，在“現有的郵件頭文本”中輸入gaoguan1@domail.com，在“新的郵件頭文本”中輸入gongsi@domail.com，再點“添加”。其他高管可依此類推。應該注意的是：此舉通常用于公司對外發布資訊、傳遞文件時，為避免多頭宣傳導致客戶無所適從的現象而實施，內網通訊則無法進行。
事實上，U-Mail郵件系統并不僅限于一般的通訊聯絡工具，善用它，可以參與企業管理，構建和梳理組織架構；它豐富的功能、諸多的細節設計，可以切實提升辦公效率，將工作搭理得井井有條，亦有利于公司維護企業形象。
歡迎立即體驗U-Mail郵件服務器軟件http://www.6677111.com/downloads/，也可撥打免費熱線咨詢：800-999-6561
